专题报道

大干一百天|招标公司实现招标采购档案归档电子化

作者:王晓洁
来源:招标公司
日期:2021-12-16

招标档案管理工作与招标工作开展的科学化规范化程度密切相关。招标采购档案是记录整个招标采购过程的完整资料,借助信息化手段加强采购档案收集与管理意义重大。在“大干一百天、争作新贡献”冲刺全年任务目标和打好能源保供攻坚战的关键时期,招标公司持续深化电子化招标采购的可用范围,成功实现资料归档电子化,提升了采购效率和质量。

招标公司每年承担数十个批次的集团物资等招标采购代理项目,项目经理在开展代理业务的同时,既要快速掌握电商平台操作,包括评标专家的线上操作,又要在线下完成一份份归档资料的整理、打印、胶装等工作,招标档案管理工作琐碎繁杂且手工重复劳动很多。随着澳门新葡3522最新网站二次创业高质量发展,采购任务及管理要求逐步细化,各类审计、巡查巡视、专项整治等工作贯穿全年,这就给采购档案收集与管理工作提出了更高的要求。

为此,招标公司以电商平台为依托,本着平台资源“能用尽用”、人工操作“避免重复”的原则,筹划设计符合大唐集团招标采购管理要求的电子档案管理体系。凭借着资深的招标代理采购经验,招标公司组织专业团队,认真研究电商平台操作及设计原理,理顺平台业务脉络,从质量检查角度分析和整合归档资料易错环节,并与平台功能进行有机融合。在与电商公司进行可行性研究,认真听取电商公司技术层面的意见后于10月完成了电子招标档案管理优化及上线工作。

资料归档实现电子化后,综合评审法的必要归档资料中34项可由平台在业务流程进行中自动生成,仅15项需项目经理手工上传,大大降低了人工劳动。特别是,在电商公司的大力支持下,最终提交档案室的《C01招标过程资料》、《ABC评标全套资料-电子版》可由平台自动抓取并精准生成导出。大大节省了项目经理线下手工整理资料的过程,提高了采购效率;在业务操作过程中“随做随采集”,有效避免了“二传手”所导致的人工错误,提升了采购质量。


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